URL: https://www.devaccount.be/ruimere-ficheverplichting-voor-de-kosten-eigen-aan-de-werkgever-vanaf-1-januari-2022/

Printdatum: 13/04/2024

Ruimere ficheverplichting voor de kosten eigen aan de werkgever vanaf 1 januari 2022

4 maart 2022
15:40
Bedrijfsadvies, Fiscaal

Intro

Ondernemingen die onkosten van hun personeel of bedrijfsleiders terugbetalen, zullen vanaf 2022 met een verruimde ficheplicht te maken krijgen. Vanaf 1 januari 2022 moet nl. het exacte bedrag van deze “kosten eigen aan de werkgever” worden vermeld op de fiche 281.10 (werknemer) of 281.20 (bedrijfsleider). De wetgever wil immers dat de fiscus beter zicht krijgt op deze belastingvrije vergoedingen.

Waarover gaat het?

Wanneer een werknemer/bedrijfsleider kosten maakt die eigenlijk ten laste zijn van de onderneming, dan moet de werkgever deze aan de werknemer/bedrijfsleider terugbetalen. In tegenstelling tot een bezoldiging is een terugbetaling “kosten eigen aan de werkgever” geen vergoeding voor een arbeidsprestatie en wordt dit dus niet als “loon” of “bezoldiging” gekwalificeerd. Er zijn 3 manieren om deze onkostenvergoedingen terug te betalen. Vanaf inkomstenjaar 2022 worden de drie types onkosten elk met een afzonderlijk bedrag op de fiscale fiche opgenomen, tot nu toe was dat niet zo. Omwille van deze wettelijke wijziging is het uiterst belangrijk om de onkosten onder de juiste rubriek te vermelden op de fiscale fiches. Het gaat om de volgende types:

forfaitair op basis van “ernstige normen” (redenen en maximumbedragen die vastgelegd zijn door de fiscus, zie hieronder) (categorie 1)
forfaitair op basis van “andere criteria” (al dan niet met een fiscale ruling) (categorie 2)
op basis van bewijsstukken (= op basis van werkelijke onkosten: bv. via kasticket) (categorie 3)

Huidige ficheverplichting inkomstenjaar 2021

Tot en met inkomstenjaar 2021 gold er voor ondernemingen die onkostenvergoedingen toekennen aan hun werknemers een meldingsplicht. Zo moest u jaarlijks aangeven welk type terugbetalingen plaatsvonden in het betrokken inkomstenjaar op de fiche 281.10 en 281.20. Hiervoor past u één van de drie bovenstaande opties toe, afhankelijk van de wijze waarop je als werkgever de kosten vergoedt.

Verruiming ficheverplichting inkomstenjaar 2022

Voor terugbetalingen vanaf inkomstenjaar 2022 moet u als onderneming wel rekening houden met een inhoudelijke nieuwigheid. Zo ben je verplicht om vanaf dan ook telkens het bedrag van de onkostenvergoeding te vermelden op de fiche 281.10 en 281.20 (zowel vaste als variabele vergoedingen). Door de terugbetaling van onkosten nog duidelijker op fiche te rapporteren, zorgt de fiscus voor een transparantere wettelijke basis en kan zo extra controle uitoefenen op eventueel dubbel gebruik van onkostenvergoedingen.

Let op! Bij niet-vermelding van de vaste vergoedingen kan de kost als niet-aftrekbaar worden beschouwd of kan mogelijk zelfs de aanslag geheime commissieverloningen (tarief 100%) worden toegepast. Indien de variabele vergoeding niet vermeld wordt, is er slechts een administratieve boete. In dat geval behoort een diepgaande controle door de fiscus tot de mogelijkheden.

Samenvatting

Type kostenvergoeding	Fichevermelding 2022
Kostenvergoeding bepaald op basis van bewijsstukken bv. facturen, btw-bonnetjes, parkeertickets, …	“JA – bewijsstukken” ->bedrag vermelden
Forfaitaire kostenvergoeding bepaald op basis van ernstige normen (vergoedingen die ook voor overheidspersoneel gehanteerd worden) bv. kilometervergoeding dienstverplaatsingen, vergoedingen dienstreizen binnenland en buitenland, kostenvergoeding thuiswerk,	“JA – ernstige normen” ->bedrag vermelden
Forfaitaire kostenvergoeding niet bepaald op basis van ernstige normen bv. op basis van een eigen raming	->bedrag vermelden