DEVACCOUNT - Boekhouding, fiscaal, juridisch, sociaal & HR, Financieel & Verzekeringen
URL: https://www.devaccount.be/hoe-lang-moet-u-uw-fiscale-documenten-bewaren-en-hoe-lang-kan-de-fiscus-ze-onderzoeken/
Printdatum: 25/11/2023

Hoe lang moet u uw fiscale documenten bewaren en hoe lang kan de fiscus ze onderzoeken?

blank

Als u een ondernemer bent, weet u dat u uw boekhoudkundige en fiscale documenten niet zomaar mag weggooien. U moet ze immers kunnen voorleggen aan de belastingadministratie in geval van een controle. Maar hoe lang moet u ze precies bewaren? En wat zijn de gevolgen als u dat niet doet? In dit artikel geven we u een overzicht van de belangrijkste regels en de recente wijzigingen van het onderzoeks- en aanslagtermijn vanaf aanslagjaar 2023.

Bewaartermijn

De bewaartermijn voor boeken en bescheiden die nodig zijn om het belastbaar inkomen vast te stellen, wordt verlengd van zeven naar tien jaar. Meer specifiek, moet u dit bewaren tot het verstrijken van het tiende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk waarop ze betrekking hebben. Dit geldt zowel voor papieren als digitale documenten. Deze termijn stemt overeen met de maximale aanslagtermijn die de fiscus heeft om een belasting te vestigen of te wijzigen.

Let op, er bestaan ook nog specifieke bewaartermijnen voor bepaalde documenten. Bijvoorbeeld, documenten met betrekking tot onroerende bedrijfsmiddelen dienen 15 jaar te worden bewaard, terwijl boeken en stukken in verband met (gedeelten van) gebouwen die verhuurd worden met btw een bewaartermijn van 25 jaar hebben, zoals bepaald door de btw-herzieningsregels.

Onderzoeks- en aanslagtermijnen

Vanaf aanslagjaar 2023 gelden er 4 standaard onderzoeks- en aanslagtermijnen.

  • Termijn : 3 jaar
    →Wanneer de verschuldigde belasting hoger is dan de belasting die voortvloeit uit de aangifte, die voldoet aan alle vorm- en termijnvereisten.
  • Termijn : 4 jaar
    →Bij niet-aangifte of een laattijdige aangifte.
  • Termijn : 6 jaar
    →Bij een semi-complexe aangifte. Dit zijn situaties die verband houden met onder meer verrekenprijzen, betalingen aan belastingparadijzen, dubbelbelastingverdragen en grensoverschrijdende constructies.
  • Termijn : 10 jaar
    →Als er sprake is van fraude of bij een complexe aangifte. Een complexe aangifte houdt verband met hybride mismatches of juridische constructies in het buitenland.

Bij een boekjaar dat gelijk loopt met het kalenderjaar begint de termijn te lopen vanaf 1 januari van het aanslagjaar waarvoor de belasting verschuldigd is. Bij ij een zgn. ‘gebroken boekjaar’ (dit is een boekjaar dat afwijkt van het kalenderjaar),  wordt de termijn verlengd met eenzelfde tijdperk dat is verlopen tussen 1 januari van het jaar waarnaar het aanslagjaar wordt genoemd en de datum van afsluiting van het boekjaar in de loop van hetzelfde jaar.

Overzicht uitbreiding termijnen

blank

Voorbeeld

Afsluit boekjaar volgens kalenderjaar (01/01/2023-31/12/2023)

Wanneer de belastingadministratie een tijdig ingediende aangifte wil wijzigingen, geldt er een aanslagtermijn van drie jaar. In dit voorbeeld eindigt het boekjaar op 31/12/2023, dit is aanslagjaar 2024. De onderzoekstermijn begint te lopen vanaf 01/01/2024 en eindigt 3 jaar later, dus op 31/12/2026.

Afsluit gebroken boekjaar (01/07/2022-30/06/2023)

In dit voorbeeld gaan we uit van  dezelfde situatie als hiervoor, maar met een boekjaar dat dus eindigt op 30/06/2023. Dit is aanslagjaar 2023. De onderzoekstermijn begint normaal gezien te lopen vanaf 01/01/2023, maar wordt dus verlengd met de periode tussen 01/01/2023 en 30/06/2023 en begin dus te lopen vanaf 01/07/2023 om aldus te eindigen op 30/06/2026.

Conclusie bij een gebroken boekjaar: De onderzoekstermijn van 3 jaar begint te lopen vanaf de eerste dag na het einde van het boekjaar.

Gevolgen

De fiscus beschikt over diverse sanctiemiddelen om de naleving van de wet te waarborgen. In gevallen van niet-naleving kunnen zij geldboetes opleggen, belastingverhoging van 10%-200% of strafrechtelijke gevolgen (bijvoorbeeld in geval van fraude).

Het advies: wees voorzichtig en vraag hulp

Het is dus belangrijk dat u uw fiscale documenten zorgvuldig bewaart en ordent, zodat u ze snel en volledig kunt voorleggen aan de fiscus indien nodig. Als u twijfelt over de toepasselijke termijn of de relevantie van bepaalde documenten, aarzel dan niet om ons te contacteren ons op via mail info@devaccount.be of telefonisch op +32 51 69 03 56.  Zo vermijdt u onaangename verrassingen en boetes.

Geraadpleegd  van: WoltersKluwer en ITAA-zine

Afdrukken

Gerelateerde diensten

Lees ook deze berichten rond Boekhouding, Bedrijfsadvies

15 september 2023
Buitenlandse BTW betaald in 2022 terugvragen via VAT-refund tegen 30/09/2023
16 juni 2023
Verplichte elektronische facturatie in België vanaf 1 juli 2024: fiscale hervorming en de opkomst van PEPPOL
9 mei 2023
Aangifte personenbelasting aanslagjaar 2023 en volgende: wat wijzigt er?
31 maart 2023
Hervorming auteursrechten en naburige rechten
15 maart 2023
Aanpassing van de statuten ingevolge het nieuw Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV)