De overheid voert een aantal grote veranderingen door die impact zullen hebben op hoe horecazaken werken, factureren en hun omzet registreren.
Nieuwe regelgeving rond de GKS (witte kassa)
De GKS of voluit Geregistreerd Kassasysteem, is al jaren verplicht voor restaurants en cateringdiensten die meer dan €25.000 omzet per jaar halen uit bereide etenswaren (excl. btw en drank). Tot nu toe werkten deze zaken met de GKS 1.0, een systeem opgebouwd uit drie onderdelen:
- Kassasoftware
- Een fiscale datamodule
- Een VAT-signing card
Wanneer een zaak een kassaticket aanmaakte, ging die informatie naar de fiscale datamodule, werd digitaal “ondertekend” door de VAT-signing card en daarna opgeslagen. Bij controle las de overheid ter plaatse de fiscale datamodule uit.
GKS 2.0: vanaf 2026 de nieuwe standaard
Vanaf 1 januari 2026 maakt GKS 1.0 geleidelijk plaats voor GKS 2.0. Dit nieuwe systeem bestaat nog maar uit twee onderdelen:
- Kassasoftware
- Een nieuw type fiscale datamodule
Het grootste verschil? De nieuwe fiscale datamodule stuurt élke registratie rechtstreeks door naar de overheid. Van definitieve kassatickets tot proforma’s, alles gaat bijna in realtime naar de overheid. Dat geeft hen een nauwkeurig overzicht van alle verkopen in de Belgische horeca.
Wie moet wanneer overstappen?
Voor nieuwe horecazaken is GKS 2.0 in principe verplicht vanaf 1 januari 2026. , afhankelijk van wanneer hun huidige systeem geregistreerd werd:
- 1 juli 2026: kassasystemen geregistreerd tussen 1/1/2014 en 31/12/2017
- 1 juli 2027: kassasystemen geregistreerd tussen 1/1/2018 en 31/12/2021
- 1 januari 2028: alle andere systemen
Evenwel heeft de administatie in een bericht van 11/12/2025 beslist om de tolerantieperiode voor nieuwe horeca zaken te verlengen tot 31 maart 2026.
Concreet, als u tussen 1 januari en 31 maart 2026 een GKS moet installeren voor uw horecazaak:
- kunt u vrijwillig kiezen voor een onmiddellijke overstap naar GKS 2.0, van zodra u een gecertificeerde kassa en FDM kunt hebben.
- kunt u zich online registreren voor GKS 2.0 in afwachting van de effectieve levering van uw kassa en FDM. De online omgeving voor de communicatie met de FDM 2.0 is beschikbaar en wordt in de komende maanden verder uitgebreid.
- kunt u er ook voor kiezen om een GKS 1.0 (het huidige systeem) te installeren om tijdens de tolerantieperiode aan uw fiscale verplichtingen te voldoen.
Hier kan u een overzicht vinden van de systemen die op heden erkend zijn door de overheid.
Verplichte e-facturatie via Peppol
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen. En ja: ook voor horecazaken.
Concreet betekent dit dat je via Peppol:
- Verkoopfacturen moet versturen
- Aankoopfacturen moet kunnen ontvangen
- Eventuele self-billing moet kunnen verwerken (bijvoorbeeld bij het ophalen van frituurolie, waarbij vaak een aankoopborderel opgemaakt)
De overstap naar Peppol zorgt voor minder manueel werk, minder fouten en een snellere uitwisseling tussen leveranciers, klanten en boekhoudpakketten.
Btw-wijzigingen (begrotingsakkoord)
Hoewel nog niet alle details definitief vastliggen, zijn een aantal veranderingen al bekend:
- Niet-alcoholische dranken ter plaatse: btw daalt van 21% naar 12%
- Hotelovernachtingen en afhaalmaaltijden: btw stijgt van 6% naar 12%
De wijziging zou normaal ingaan op 1 maart 2026 maar er is nog veel onduidelijk. Alles zal pas duidelijk worden zodra de wetteksten gepubliceerd worden in het Koninklijk Besluit.